في هذا المقال سنتحدث عن سير عمل المشتريات.
تمهيد
سير عمل المشتريات من أمر الشراء حتى استلام البضاعة وتسديد المورد يربط بين طلب الشراء والمخزون والذمم الدائنة. في يومي ERP المسار واضح: أمر شراء (Purchase Order) يُنشأ ويُعتمد، ثم يُحوَّل إلى فاتورة مشتريات عند استلام البضاعة أو وصول فاتورة المورد، وترحيل الفاتورة يزيد المخزون وينشئ ذمة دائنة للمورد، وأخيراً تسديد المورد يُسجّل عبر دفعات (Payment) مرتبطة بالفاتورة أو بالمورد. هذه الصفحة تشرح خطوة بخطوة كيف يتم تنفيذ هذا السير في نظام يومي ERP فعلياً، مع تركيز على احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة في السعودية والخليج ومصر.
لماذا سير عمل من أمر شراء إلى فاتورة ثم دفع؟
عندما تُسجّل أوامر الشراء في مكان وفواتير الموردين في مكان آخر والدفعات في ثالث، يصعب المطابقة بين الطلب والاستلام والدفع. في يومي ERP وحدة المشتريات تربط أمر الشراء بفاتورة المشتريات: من شاشة أمر الشراء المعتمد يمكن الانتقال إلى “إنشاء فاتورة مشتريات من أمر الشراء” بحيث تُنسخ البنود تلقائياً. فاتورة المشتريات عند الترحيل تزيد المخزون (استلام) وتُنشئ قيداً محاسبياً (مخزون أو مصروف، ضريبة مدخلات، ذمم دائنة للمورد). بعد ذلك تسديد المورد يُسجّل عبر دفعات مرتبطة بالمورد والفرع والخزينة أو الحساب البنكي، مع إمكانية ربط الدفعة بفاتورة مشتريات معينة. النتيجة: تتبع كامل من طلب الشراء حتى الدفع، مع تقارير ذمم موردين وتقارير مخزون وتقارير التزامات حسب الفرع.
الخطوة الأولى: إنشاء أمر الشراء
مدير المشتريات أو موظف المشتريات ينشئ أمر شراء من وحدة المشتريات. يختار المورد (شريك من نوع مورد) والفرع والمستودع المراد التوريد إليه والعملة وتاريخ الأمر وتاريخ التسليم المتوقع. يضيف البنود: صنف، كمية، سعر وحدة، خصم إن وجد، ونسبة ضريبة المدخلات إن كانت مطبقة. أمر الشراء في يومي مستند تخطيطي لا يُرحّل للمخزون ولا للمحاسبة في مرحلة الأمر؛ يمكن حفظه كمسودة ثم اعتماده (approved أو approved_level_1 حسب إعدادات الشركة). بعد الاعتماد يظهر خيار “تحويل إلى فاتورة مشتريات” لربط الاستلام بالطلب. أوامر الشراء يمكن تصفيتها حسب المورد والفرع والتاريخ والحالة ومتابعة تأخر التسليم عبر تقارير أو تنبيهات إذا وُجدت.
الخطوة الثانية: تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات
عند استلام البضاعة من المورد أو وصول فاتورة المورد، لا حاجة لإدخال فاتورة مشتريات من الصفر. من شاشة عرض أمر الشراء المعتمد يُختار “تحويل إلى فاتورة مشتريات” فينتقل المستخدم إلى نموذج إنشاء فاتورة مشتريات مع تعبئة تلقائية من أمر الشراء (المورد، الفرع، المستودع، البنود، الكميات، الأسعار). يمكن تعديل الكميات المستلمة أو الأسعار أو إضافة مصروفات (شحن، جمارك، إلخ) حسب إعدادات يومي. الفاتورة تُحفظ كمسودة أولاً ثم يتم اعتمادها وترحيلها. هذه الآلية تضمن المطابقة بين الطلب والاستلام وتُقلل الأخطاء في الإدخال.
الخطوة الثالثة: اعتماد وترحيل فاتورة المشتريات
فاتورة المشتريات في يومي يمكن أن تبقى مسودة حتى يتم المراجعة. عند الاعتماد والترحيل يتحقق النظام من اكتمال الحسابات الافتراضية المطلوبة (مخزون أو مشتريات، ضريبة مدخلات، ذمم دائنة موردين، إلخ) في إعدادات الشركة. إن نَقص أحد الحسابات يُرجع النظام رسالة توضح الحسابات الناقصة. بعد التحقق ينفّذ الترحيل ضمن معاملة قاعدة بيانات واحدة: (1) إدخال مخزون لكل بند (زيادة الرصيد في المستودع والفرع المحدد)، (2) إنشاء قيد يومي تلقائي (مدين: مخزون/مصروف، ضريبة مدخلات؛ دائن: المورد)، (3) تحديث التزامات المورد. فاتورة المشتريات المرحّلة لا تُعدّل مباشرة؛ أي تصحيح لاحق يتم عبر مرتجع مشتريات أو إشعارات ذات صلة حسب تصميم النظام. في يومي دعم مصروفات إضافية (شحن، جمارك) وربطها بتكلفة الصنف أو بالفاتورة حسب الإعدادات.
الخطوة الرابعة: تسديد المورد
بعد ترحيل فاتورة المشتريات يصبح المبلغ مستحقاً للمورد (ذمة دائنة). تسديد المورد يُسجّل في يومي عبر دفعات (Payment) مرتبطة بالمورد والفرع. كل دفعة يمكن أن تشمل أكثر من بند دفع (نقدي، شيك، تحويل بنكي) مع تحديد الخزينة أو الحساب البنكي. يمكن ربط الدفعة بفاتورة مشتريات معينة أو بتسديد عام على ذمة المورد. عند ترحيل الدفعة تُنشأ حركات في الخزينة أو البنك والقيود المحاسبية المناسبة (تخفيض ذمة المورد وخصم الصندوق أو البنك). في يومي خيار إنشاء سند دفع تلقائي عند ترحيل فاتورة المشتريات متاح حسب إعدادات الشركة (auto_create_payment_voucher)، أو يمكن تسجيل الدفعات لاحقاً يدوياً. بهذا يكتمل سير العمل: أمر شراء → فاتورة مشتريات (استلام) → ترحيل → تسديد مورد. مدير المشتريات والمحاسب يمكنهما متابعة أرصدة الموردين وتقارير الدفع وتقارير التزامات حسب الفرع والتاريخ.
ملاحظات للشركات متعددة الفروع
كل مستند (أمر شراء، فاتورة مشتريات، دفعة) مرتبط بفرع في يومي. التقارير والصلاحيات يمكن تصفيتها حسب الفرع. المستودع في أمر الشراء وفي فاتورة المشتريات يحدد موقع زيادة المخزون، مما يخدم الشركات التي لديها أكثر من مستودع أو فرع.
مرتجعات المشتريات
إذا تم إرجاع جزء من البضاعة للمورد، يُسجّل مرتجع مشتريات (Purchase Return) بترحيل عكسي: خروج مخزون وتقليل ذمة المورد. في يومي مرتجع المشتريات مستند منفصل بترحيل عكسي آمن للمخزون والمحاسبة.
الخلاصة
سير عمل المشتريات في يومي ERP يغطي من أمر الشراء إلى استلام البضاعة وتسديد المورد دون انقطاع: أمر شراء يُعتمد ثم يُحوَّل إلى فاتورة مشتريات، وترحيل الفاتورة يزيد المخزون وينشئ ذمة دائنة، وتسجيل الدفعات يقلل التزامات المورد. مديرو المشتريات والمحاسبون في الشركات الصغيرة والمتوسطة في السعودية والخليج ومصر يجدون في هذا السير وضوحاً وقابلية تتبع وتقارير مخزون وموردين مناسبة لاتخاذ القرار والمراجعة.
دعوة للعمل (CTA)
إذا كنت تبحث عن نظام ERP يسير من أمر الشراء إلى الاستلام والدفع في مسار واحد مع ترحيل تلقائي للمخزون والمحاسبة، يمكنك التعرف على يومي ERP من صفحة البيلار ثم تجربة النظام أو الاطلاع على وحدة المشتريات والمخزون والمحاسبة.
