مقدمة
في يومي ERP يمكنك الشراء بطريقتين: إنشاء أمر شراء (PO) ثم استلام الفاتورة لاحقاً، أو إدخال فاتورة مشتريات مباشرة. الاختيار يعتمد على حجم العمليات والرقابة المطلوبة.
متى تستخدم أمر شراء (PO)
عند الحاجة لموافقة قبل الالتزام: أمر الشراء يوثق طلب الشراء ويسمح بالموافقة من المدير أو المالية قبل إرساله للمورد.
عند التعاقد مع مورد بكميات أو أسعار محددة: يتم الاتفاق على البنود ثم يُصدر الأمر؛ الفاتورة لاحقاً تُطابق الأمر.
عند تتبع الطلبات: تتبع “أمر صادر — في الطريق — مستلم” يسهل المتابعة مع المورد والمستودع.
عند الرقابة على الميزانية: التزامات الشراء تظهر من أوامر الشراء قبل استلام الفاتورة، مما يساعد في تخطيط التدفق النقدي.
متى تستخدم فاتورة مشتريات مباشرة
المشتريات الصغيرة أو المتكررة من مورد موثوق حيث لا حاجة لموافقة مسبقة.
استلام فاتورة بدون أمر مسبق (مثلاً فواتير خدمات، اشتراكات، ضرائب).
بيئات بسيطة لا تعتمد على تدفق “طلب — موافقة — استلام”.
التكامل في يومي ERP
إن وُجدت آلية “تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات”، استخدمها لربط الفاتورة بالأمر؛ يضمن ذلك تطابق الكميات والأسعار وتحديث حالة الأمر تلقائياً.
خاتمة وCTA
استخدم أمر شراء في يومي ERP عندما تحتاج موافقة وتتبع والتزام ميزانية؛ استخدم فاتورة مشتريات مباشرة للمشتريات البسيطة أو عند عدم وجود أمر مسبق.
للمزيد: وحدة المشتريات، ما الفرق بين أمر الشراء وفاتورة المشتريات، معجم مصطلحات المشتريات في يومي ERP.