مقدمة: من “احتياج داخلي” إلى التزام شراء مع المورد
في دورة المشتريات السليمة:
الموظف أو القسم يعبّر عن احتياجه عبر “طلب شراء”.
قسم المشتريات يراجع ويحوّل ما يوافق عليه إلى “أمر شراء” رسمي يُرسل للمورد.
في Yaomy ERP:
طلب الشراء (Purchase Request أو Requisition).
يختلف عن أمر الشراء (Purchase Order) من حيث:
من ينشئه.
من يوافق عليه.
وما إذا كان يُرسل خارج الشركة أم لا.
في هذا المقال نشرح هذا الفرق باختصار.
أولاً: ما هو طلب الشراء (Purchase Request) في Yaomy ERP؟
1) تعريفه
طلب الشراء:
مستند داخلي يُنشئه:
موظف فرع.
أو قسم (مثل قسم الإنتاج أو المبيعات).
الغرض منه:
طلب شراء أصناف أو خدمات من قسم المشتريات.
2) تأثيره
في Yaomy:
طلب الشراء:
لا يُرسل للمورد.
لا يغيّر المخزون.
لا يُنشئ قيوداً محاسبية.
يُستخدم فقط:
لإدارة دورة الموافقات الداخلية قبل إصدار أمر الشراء.
ثانياً: ما هو أمر الشراء (Purchase Order) في Yaomy ERP؟
1) تعريفه
أمر الشراء:
مستند رسمي يُرسل للمورد، يوضح:
الأصناف.
الكميات.
الأسعار المتفق عليها.
شروط التسليم والدفع.
2) تأثيره
في Yaomy:
يمكن ربطه لاحقاً بـ:
استلام البضاعة (Goods Receipt).
فاتورة المشتريات.
عادة لا يُنشئ قيداً محاسبياً عند الإنشاء، لكنه:
يمثّل التزاماً رسمياً تجاه المورد.
الخاتمة
القاعدة:
طلب الشراء:
صوت داخلي من الأقسام يقول “نحتاج هذا”.
أمر الشراء:
وعد رسمي من الشركة للمورد “سنشتري هذا وفق هذه الشروط”.
باستخدامهما في Yaomy ERP:
تحصل على:
رقابة أفضل على من يطلب ما.
ونظام موافقات قبل الالتزام بالتعاقد مع الموردين.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
إذا كنت تسجّل كل شيء مباشرة كـ “أمر شراء” اليوم:
جرّب تفعيل:
طلب الشراء للأقسام.
ومستوى موافقة قبل إصدار أوامر الشراء.
هذا يساعدك على:
تقليل المشتريات غير الضرورية.
وتحسين التخطيط للمخزون والتدفقات النقدية.