في هذا المقال سنتحدث عن إنشاء أمر شراء من طلب أو من رصيد مخزون في.
مقدمة: لماذا إنشاء أمر الشراء من طلب أو من الرصيد؟
أمر الشراء (Purchase Order) يوجّه المورد بتوريد أصناف بكميات وأسعار محددة. إنشاء أمر شراء من طلب أو من رصيد مخزون في يومي ERP يسمح بتحويل «طلب شراء» (من قسم أو مستخدم) إلى أمر شراء فعلي، أو استخدام تنبيهات «رصيد منخفض» أو «حد إعادة الطلب» لاقتراح أو إنشاء أوامر شراء تلقائياً أو يدوياً، مما يضمن عدم نفاد الأصناف الحرجة ويوحّد عملية الشراء.
هذه الصفحة توضّح: كيف تنشئ أمر شراء من طلب شراء، كيف تستخدم رصيد المخزون وحد إعادة الطلب لإنشاء أمر شراء، وما الربط بفاتورة المشتريات في يومي ERP، مع نصائح للشركات في السعودية والخليج ومصر.
أولاً: من طلب الشراء إلى أمر الشراء
«طلب الشراء» (Purchase Request / PR) مستند داخلي يوضح احتياج القسم أو المستخدم من أصناف وكميات. في يومي ERP، من وحدة المشتريات قد يُوفَّر مسار «تحويل طلب شراء إلى أمر شراء»: اختر الطلب، راجع البنود، حدد المورد (أو اتركه للمشتريات)، ثم أنشئ أمر شراء. البنود تُنسخ إلى أمر الشراء مع إمكانية تعديل الكمية أو السعر. بعد الموافقة، يُرسل الأمر للمورد. هذا يربط الاحتياج الموثّق بالأمر الفعلي ويقلل الإدخال المكرر.
ثانياً: من رصيد المخزون وحد إعادة الطلب
عندما ينخفض رصيد صنف عن «حد إعادة الطلب» (Reorder Level)، النظام قد يعرض تنبيهاً أو قائمة «أصناف تحت حد إعادة الطلب». من هذه القائمة أو من تقرير المخزون، يمكن اختيار أصناف وإنشاء «أمر شراء مقترح» أو أمر شراء مباشرة: النظام يملأ البنود بالكمية المطلوبة (مثلاً حتى حد أقصى أو كمية ثابتة) والمورد الافتراضي إن وُجد. المستخدم يراجع الكميات والمورد ويُصدر الأمر. إعداد حد إعادة الطلب للصنف يفعّل هذه الآلية؛ راجع مقال «إعداد حد إعادة الطلب للصنف في يومي ERP».
ثالثاً: خطوات إنشاء أمر الشراء يدوياً
إن لم يكن من طلب أو من قائمة الرصيد، يمكن إنشاء أمر شراء يدوياً: من وحدة المشتريات اختر «أمر شراء جديد»، حدد المورد، أضف البنود (أصناف، كميات، أسعار، تواريخ تسليم)، واحفظ ورقّق. الربط لاحقاً بفاتورة المشتريات يتم من شاشة الفاتورة باختيار «ربط بأمر شراء» واختيار الأمر؛ البنود تُنسخ من الأمر إلى الفاتورة. يومي ERP يدعم هذا المسار حسب التصميم (ربط فاتورة مشتريات بأمر شراء).
رابعاً: متابعة أوامر الشراء المفتوحة
بعد إصدار الأمر، يمكن متابعة «أوامر شراء مفتوحة» (لم يُستلم كاملها أو لم تُربط بفاتورة كاملة). تقارير «التزامات الشراء» أو «أوامر مفتوحة» تعرض ما تم التعهد به للموردين ولم يُستلم بعد، مما يساعد في التخطيط النقدي والمخزني.
خامساً: أفضل الممارسات
1) استخدم طلبات الشراء للاحتياجات الداخلية ثم حوّلها لأوامر لضمان التتبع والموافقات.
2) حدد حد إعادة الطلب للأصناف الحرجة وراجع قائمة الأصناف تحت الحد دورياً.
3) ربط فاتورة المشتريات بأمر الشراء يضمن المطابقة بين الطلب والاستلام والفاتورة.
4) راجع صلاحيات إنشاء وتعديل أوامر الشراء حسب الأدوار.
بهذا الشكل يصبح إنشاء أمر شراء من طلب أو من رصيد مخزون في يومي ERP جزءاً من إدارة المشتريات والمخزون في الخليج ومصر.
خاتمة ودعوة للعمل
يومي ERP يدعم أوامر الشراء من الطلبات ورصيد المخزون. استخدم الطلبات وحد إعادة الطلب لتنظيم الشراء وتجنّب النقص.
جرّب يومي ERP مجاناً أو تواصل مع فريق المبيعات لمعرفة تفاصيل أوامر الشراء والربط في نسختك.
اقتراحات ربط داخلي
مقال ربط فاتورة مشتريات بأمر شراء في يومي ERP.
مقال إعداد حد إعادة الطلب للصنف في يومي ERP.
مقال متابعة التزامات الشراء (أوامر مفتوحة) في يومي ERP.
صفحة وحدة المشتريات وأوامر الشراء في يومي ERP.
مقال تتبع حركة صنف في أكثر من مستودع في يومي ERP.
