مقدمة
ربط فاتورة المشتريات بأمر الشراء في يومي ERP يضمن مطابقة الكميات والأسعار مع ما تم الاتفاق عليه ويحدّث حالة الأمر (مستلم/مغلوب) تلقائياً. نستعرض الطريقة العملية.
لماذا الربط مهم
المطابقة: التأكد أن الفاتورة تطابق أمر الشراء من حيث الصنف والكمية والسعر يقلل الأخطاء والاختلافات مع المورد.
تحديث الحالة: النظام يحدّث “الكمية المستلمة” أو “تم الاستلام” على أمر الشراء، فلا تبقى أوامر “معلقة” بعد الاستلام.
التتبع: تقارير “أوامر مفتوحة” و”التزامات الشراء” تصبح أدق عند ربط كل فاتورة بأمرها.
كيف تربط في يومي ERP
الطريقة 1 — إنشاء فاتورة من أمر الشراء: من شاشة أمر الشراء اختر “إنشاء فاتورة مشتريات” أو “استلام فاتورة”؛ النظام ينشئ مسودة فاتورة معبأة من بنود الأمر. راجع الكميات والأسعار مع فاتورة المورد، عدّل إن لزم، ثم احفظ ورقّم وارحّل.
الطريقة 2 — من فاتورة المشتريات اختر الأمر: عند إنشاء فاتورة مشتريات يدوياً، اختر “أمر شراء” كمرجع وحدد رقم الأمر؛ أضف البنود من الأمر أو انسخها. تأكد أن الكميات لا تتجاوز المتبقي من الأمر إن كان النظام يتحقق من ذلك.
بعد الربط: احفظ الفاتورة ورقّمها وارحّلها؛ تحقق أن أمر الشراء يظهر “مستلم” أو أن الكميات المستلمة محدثة.
ملاحظات
إن كان الاستلام على دفعات، قد تدعم النظام فواتير جزئية مرتبطة بنفس الأمر حتى استكمال الكمية.
إن اختلف سعر الفاتورة عن الأمر، عدّل في مسودة الفاتورة ووثّق السبب إن لزم للمراجعة.
خاتمة وCTA
ربط فاتورة المشتريات بأمر الشراء في يومي ERP يتم عبر “إنشاء فاتورة من أمر الشراء” أو باختيار الأمر كمرجع عند إدخال الفاتورة؛ يضمن المطابقة وتحديث حالة الأمر.
للمزيد: وحدة المشتريات، أمر شراء وفاتورة مشتريات، معجم مصطلحات المشتريات في يومي ERP.