كيف تستورد قائمة أصناف من Excel إلى المخزون في يومي ERP

كيف تستورد قائمة أصناف من Excel إلى المخزون في يومي ERP خطوة بخطوة

مقدمة: لماذا الاستيراد من Excel مهم عند بدء استخدام النظام؟

عند الانتقال إلى Yaomy ERP لأول مرة، كثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة:

تملك قائمة أصناف ضخمة في ملفات Excel.

ولا ترغب في إدخال كل صنف يدوياً واحداً واحداً.

لذلك يدعم Yaomy:

استيراد الأصناف من ملفات Excel وفق قالب معياري.

في هذا المقال سنشرح كيف:

تجهّز ملف Excel بشكل صحيح.

تستخدم شاشة الاستيراد في Yaomy ERP.

تراجع النتائج وتتأكد أن الأصناف ظهرت كما تريد في وحدة المخزون.

القسم الأول: تجهيز ملف Excel طبقاً لقالب Yaomy

1) تنزيل القالب من النظام

من شاشة استيراد الأصناف في Yaomy ERP:

ستجد خياراً مثل:

“تنزيل قالب Excel للأصناف”.

حمّل القالب، وستجد فيه أعمدة أساسية مثل:

كود الصنف (Item Code).

اسم الصنف (Item Name).

وحدة القياس الأساسية.

الفئة (Category).

السعر الافتراضي.

الباركود (إن وجد).

الضريبة أو الفئة الضريبية.

2) تعبئة بيانات الأصناف في القالب

افتح القالب في Excel:

لكل صف يمثّل صنفاً واحداً:

أدخل كوداً فريداً للصنف (لا تكرار).

أدخل اسماً واضحاً بالعربية (ويمكن إضافة ترجمة إن كان النظام متعدد اللغات).

اختر وحدة قياس أساسية (مثل: قطعة، كرتون، كيلو…).

حدّد الفئة (مثلاً: أدوية، مواد غذائية، إلكترونيات).

أدخل سعر البيع الافتراضي (أو اتركه فارغاً إذا ستتعامل مع قوائم أسعار لاحقاً).

أدخل الباركود إن كان متوفراً.

اختر الفئة الضريبية (خاضع 15%، صفرية، معفى…) حسب سياسة الضريبة في دولتك.

3) التحقق من جودة البيانات قبل الاستيراد

تأكد من:

عدم وجود صفوف مكررة لكود الصنف.

عدم ترك حقول إلزامية فارغة (خاصة الكود والاسم والوحدة).

استخدام ترميز ومحتوى يناسب السوق الخليجي/المصري (أسماء عربية واضحة، وحدات متعارف عليها).

القسم الثاني: فتح شاشة استيراد الأصناف في Yaomy ERP

الخطوة 1: الانتقال إلى وحدة المخزون

من القائمة الرئيسية:

اذهب إلى “المخزون”.

اختر “استيراد الأصناف” أو “Import Items”.

الخطوة 2: اختيار نوع الاستيراد

قد يتيح لك Yaomy:

استيراد أصناف جديدة.

أو تحديث بيانات أصناف موجودة.

اختر “استيراد أصناف جديدة” في حالة بداية العمل أو إضافة مجموعة جديدة.

القسم الثالث: تنفيذ عملية الاستيراد

الخطوة 1: رفع ملف Excel

اضغط زر “اختيار ملف”:

اختر ملف Excel الذي أعددته.

تأكد من أن الامتداد والمتطلبات (مثل حجم الملف وعدد الصفوف) ضمن الحدود المدعومة.

الخطوة 2: مطابقة الأعمدة (Mapping)

في بعض الأوضاع، يعرض Yaomy شاشة:

للمطابقة بين أعمدة ملف Excel والحقول داخل النظام.

تحقق من أن:

عمود “Item Code” في Excel مرتبط بحقل “كود الصنف”.

عمود “Item Name” مرتبط بحقل “اسم الصنف”.

عمود “Unit” مرتبط بـ “وحدة القياس الأساسية”.

عمود “Barcode” مرتبط بحقل الباركود، وهكذا.

الخطوة 3: فحص أولي (Validation)

قبل الاستيراد النهائي:

يقوم Yaomy بفحص الملف ويعرض:

صفوفاً بها أخطاء (مثل تكرار كود، أو حقل إلزامي ناقص).

تحذيرات (بيانات قد تحتاج مراجعة لكنها ليست مانعة).

صحّح الأخطاء في الملف أو مباشرة في واجهة الاستيراد حسب ما يدعمه النظام، ثم أعد محاولة الاستيراد.

القسم الرابع: مراجعة الأصناف بعد الاستيراد

1) البحث عن بعض الأصناف عينياً

بعد نجاح الاستيراد:

اذهب إلى “قائمة الأصناف” في وحدة المخزون.

ابحث عن 5–10 أصناف من الملف:

تأكد من:

صحة الاسم.

وحدة القياس.

الفئة.

الباركود.

السعر الافتراضي.

2) اختبار استخدام الأصناف في عمليات فعلية

جرّب استخدام بعض الأصناف المستوردة في:

فاتورة مشتريات.

فاتورة مبيعات.

فاتورة POS (إن كنت تستخدم نقطة البيع).

تأكد من أن:

البحث عن الصنف بالاسم أو الكود أو الباركود يعمل كما ينبغي.

السعر الافتراضي والضريبة يعملان كما تتوقع.

القسم الخامس: نصائح لعمليات الاستيراد المتكررة في أسواق الخليج ومصر

لا تستورد “كل شيء مرة واحدة” بلا تخطيط؛ الأفضل:

استيراد مجموعة أصناف لكل فئة أو قطاع (مثلاً أصناف الصيدلية أولاً، ثم أصناف العيادة…).

الاحتفاظ بنسخة من ملف Excel المستورد كمرجع لمراجعة الأخطاء أو للتوثيق.

تحديث القالب مع الوقت بما يناسب احتياجاتك (إضافة أعمدة اختيارية مدعومة في Yaomy مثل الفئة الفرعية، العلامة التجارية، حد إعادة الطلب…).

بالنسبة للشركات التي تتعامل مع ضريبة القيمة المضافة:

تأكد من أن الفئة الضريبية المرتبطة بكل صنف صحيحة قبل بدء البيع، حتى لا تضطر لتعديل مئات الفواتير لاحقاً.

الخاتمة (H2): استيراد منظم يوفر شهوراً من الإدخال اليدوي

باستخدام شاشة استيراد الأصناف في Yaomy ERP:

يمكنك في أيام قليلة:

نقل بيانات الأصناف من Excel إلى نظام ERP متكامل.

بدلاً من أشهر من الإدخال اليدوي المعرّض للأخطاء.

هذا يعجّل:

ببدء استخدام النظام في المبيعات والمشتريات والمخزون.

وبناء تقارير صحيحة منذ الشهر الأول.

دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU

إذا كنت تستعد للانتقال إلى Yaomy ERP:

ابدأ من الآن في تنظيف ملف الأصناف في Excel (أكواد موحدة، أسماء واضحة، وحدات صحيحة).

اطلب من فريق التنفيذ أو الدعم نموذج الاستيراد المعتمد في Yaomy، وجرّب استيراد مجموعة تجريبية صغيرة، قبل استيراد كل الأصناف.

عملية استيراد منظّمة من البداية تعني:

بنية بيانات قوية يمكن البناء عليها لسنوات.