في هذا المقال سنتحدث عن عرض السعر ومتى يُحوّل لفاتورة.
تمهيد
عرض السعر (أو عرض الأسعار) مستند يقدّمه البائع للعميل يوضح البنود والأسعار وشروط البيع قبل الالتزام. عندما يوافق العميل، يُحوَّل العرض إلى فاتورة مبيعات فعلية دون إعادة إدخال البيانات. هذه المقالة تشرح ما هو عرض السعر ومتى يُحوّل لفاتورة، مع الربط بسير العمل في يومي ERP.
ما هو عرض السعر؟
عرض السعر (Quotation) قائمة ببنود (أصناف أو خدمات) مع الكميات والأسعار والإجماليات وربما شروط الدفع والصلاحية. ليس له أثر محاسبي أو مخزوني حتى يتم «تحويله» إلى أمر بيع أو فاتورة مبيعات. يُستخدم للمفاوضة والموافقة ثم يُصدر بناءً عليه فاتورة عند الإقرار.
متى يُحوّل عرض السعر لفاتورة؟
يُحوّل عندما: العميل يوافق على العرض (شفهياً أو كتابياً)، وتريد تسجيل المبيعات وإصدار فاتورة رسمية. في يومي ERP توجد آلية لتحويل عرض السعر إلى فاتورة مبيعات في خطوة واحدة: انسحاب البنود والأسعار والعميل من العرض إلى الفاتورة، مع إمكانية التعديل البسيط قبل الاعتماد. بهذا لا تُعاد كتابة البنود يدوياً ويقلّ الخطأ والضياع.
سير العمل من العرض إلى الفاتورة والتحصيل
الترتيب المعتاد: 1) إنشاء عرض سعر وإرساله للعميل. 2) مراجعة وتعديل إن لزم. 3) عند الموافقة، تحويل العرض إلى فاتورة مبيعات (داخل يومي: تحويل من عرض سعر إلى فاتورة). 4) اعتماد الفاتورة فيُسجَّل الإيراد والذمم والضريبة ويُخصم المخزون. 5) لاحقاً تسجيل التحصيل وربطه بالفاتورة. في يومي، عروض الأسعار وتحويلها إلى فاتورة مبيعات جزء من وحدة المبيعات؛ حالة الاستخدام «من عرض السعر إلى الفاتورة والتحصيل» تشرح المسار كاملاً.
لماذا التحويل في خطوة واحدة يهم؟
إعادة إدخال نفس البنود في الفاتورة يدوياً يستهلك وقتاً ويزيد احتمال الخطأ في الكميات أو الأسعار. التحويل المباشر يحافظ على اتساق البيانات بين العرض والفاتورة، ويسهّل المراجعة والتدقيق. للشركات التي تعتمد على عروض كثيرة (مقاولات، خدمات، تجارة)، هذه الميزة توفر جهداً كبيراً وتقلل النزاعات مع العملاء.
الخلاصة ودعوة للعمل
عرض السعر مستند تفاوضي قبل الالتزام؛ يُحوّل لفاتورة مبيعات عند الموافقة. في يومي ERP يمكن تحويل عرض السعر إلى فاتورة في خطوة واحدة مع الحفاظ على البنود والأسعار. للتعمق: وحدة المبيعات والفواتير في يومي ERP، عروض الأسعار وتحويلها إلى فاتورة مبيعات (ميزة)، ومن عرض السعر إلى الفاتورة والتحصيل (حالة استخدام). يمكنك تجربة النظام لإنشاء عرض سعر وتحويله لفاتورة على بيئة حقيقية.
