في هذا المقال سنتحدث عن الفرق بين أمر الشراء وفاتورة المشتريات.
تمهيد
في دورة المشتريات، أمر الشراء (Purchase Order) وفاتورة المشتريات (Purchase Invoice) مستندان مختلفان بوقت واحد ووظيفة واحدة. الخلط بينهما يسبب أخطاء في الالتزامات المالية والمخزون. هذه المقالة توضّح الفرق والترتيب، مع الربط بسير العمل الفعلي في يومي ERP.
ما هو أمر الشراء؟
أمر الشراء وثيقة تُصدِرها الشركة للمورد تعبّر عن نية الشراء: الصنف، الكمية، السعر (أو الإشارة للسعر المتفق عليه)، وتاريخ التسليم المتوقع. لا يخلق حركة مخزون ولا قيداً محاسبياً نهائياً؛ هو «التزام» أو «عقد» يسبق الاستلام والدفع. يُستخدم للمراجعة والموافقة وتتبع الطلبات، ويمكن الرجوع إليه عند استلام البضاعة واستلام فاتورة المورد للمطابقة.
ما هي فاتورة المشتريات؟
فاتورة المشتريات هي المستند الذي يسجّل استلام البضاعة و/أو استلام فاتورة المورد النهائية. عند الاعتماد (الترحيل): تُضاف الكميات إلى المخزون، ويُسجَّل الالتزام تجاه المورد (ذمم دائنة)، وتُسجَّل تكلفة المشتريات وضريبة المدخلات إن وُجدت. أي أن فاتورة المشتريات هي التي «تُحرّك» المخزون والمحاسبة فعلياً.
الترتيب الزمني: أمر شراء ثم استلام ثم فاتورة مشتريات
السير المعتاد: 1) إصدار أمر شراء للمورد. 2) استلام البضاعة (قد يُسجَّل في سند استلام أو مباشرة في فاتورة المشتريات). 3) استلام فاتورة المورد وإدخالها كنموذج فاتورة مشتريات في النظام. 4) مطابقة الفاتورة بأمر الشراء (الكميات والأسعار). 5) اعتماد فاتورة المشتريات فيترحّل المخزون والذمم الدائنة والضريبة. في يومي ERP وحدة المشتريات تدعم أوامر الشراء وفواتير المشتريات وربط الفاتورة بأمر الشراء عند الإدخال، ما يضمن التتبع وتقليل الأخطاء.
لماذا الفصل بين الأمر والفاتورة مهم؟
أمر الشراء يوثّق «ماذا طلبنا» و«بكم» قبل الاستلام؛ فاتورة المشتريات توثّق «ماذا استلمنا وعلينا دفعه». بدون أمر شراء، قد تُدخل فواتير دون رقابة مسبقة على الأسعار والكميات. بدون ربط الفاتورة بأمر الشراء، يصعب اكتشاف الفروقات (كمية أو سعر مختلف) قبل الاعتماد. في الشركات التي تلتزم بسياسة «لا استلام ولا دفع بدون أمر شراء»، يومي يوفّر الإطار المناسب لتنفيذ هذه السياسة.
الخلاصة ودعوة للعمل
أمر الشراء وثيقة تسبق الاستلام والدفع؛ فاتورة المشتريات تسجّل الاستلام والالتزام وتُحرّك المخزون والمحاسبة. فهم الفرق والترتيب يضمن دورة مشتريات منضبطة. في يومي ERP يمكنك إدارة الاثنين معاً وربط الفاتورة بأمر الشراء لتحقيق المطابقة والشفافية. للتعمق: وحدة المشتريات والموردين في يومي ERP، من أمر الشراء إلى استلام البضاعة وتسديد المورد (حالة استخدام)، وربط أوامر الشراء بفواتير الموردين. يمكنك تجربة النظام لتنفيذ دورة مشتريات كاملة من أمر شراء حتى الاعتماد.
