كيف تُنشئ مستودعاً جديداً وتربطه بالفروع في يومي ERP خطوة بخطوة
مقدمة: المستودع هو قلب إدارة المخزون
في الشركات التي تعمل بعدة فروع أو مواقع تخزين، لا يكفي وجود “مخزون عام” واحد في النظام. تحتاج إلى:
مستودع لكل موقع رئيسي (مستودع مركزي، مستودع فرع، مستودع معرض…).
ربط واضح بين المستودعات والفروع، حتى:
تظهر تقارير المخزون لكل فرع بدقة.
تُحسَب حركات المبيعات والشراء والتحويلات بشكل صحيح.
يومي ERP صُمّم منذ البداية كنظام متعدد الفروع والمستودعات، بحيث يمكنك:
إنشاء مستودعات جديدة بسهولة.
ربطها بالفروع المناسبة.
استخدامها في عمليات المشتريات والمبيعات والجرد.
في هذا الدليل سنشرح كيف تنشئ مستودعاً جديداً وتربطه بالفروع عملياً داخل Yaomy ERP.
القسم الأول: التحضير قبل إنشاء المستودع
1) تحديد بنية المخزون في شركتك
اسأل نفسك:
هل لديك مستودع مركزي واحد فقط، أم مستودعات متعددة (حسب المدن أو الفروع)؟
هل تحتاج لمستودعات منفصلة للمواد الخام والمنتجات التامة في المصانع؟
هل هناك مخازن عرض صغيرة داخل الفروع تحتاج لتمثيلها كمستودعات؟
2) وضع سياسة تسمية واضحة
اختر نمط تسمية يسهل فهمه، مثل:
WH-RIYADH-MAIN (مستودع رئيسي — الرياض).
WH-JEDDAH-STORE1 (مستودع فرع جدة — المعرض 1).
RAW-MATERIALS-FACTORY1 (مستودع مواد خام — مصنع 1).
هذه السياسة ستجعل:
التقارير أكثر وضوحاً.
اختيار المستودع الصحيح في الفواتير وعمليات الجرد أسهل لموظفيك.
القسم الثاني: إنشاء مستودع جديد في Yaomy ERP
الخطوة 1: الانتقال إلى إعدادات المستودعات
من القائمة الرئيسية أو من إعدادات المخزون:
اذهب إلى “المستودعات” أو “Warehouses”.
سترى قائمة المستودعات المسجلة حالياً.
الخطوة 2: إضافة مستودع جديد
اضغط “مستودع جديد”:
أدخل:
الاسم بالعربية (مثلاً: مستودع رئيسي — الرياض).
الاسم بالإنجليزية (اختياري لكن مفيد للتكامل أو الفرق التقنية).
كود داخلي (مثل WH-RIYADH-MAIN) إن كان متاحاً.
الخطوة 3: تحديد الفرع المرتبط
اختر الفرع (Branch) الذي يتبع له المستودع:
فرع الرياض.
فرع جدة.
أو فرع دولة أخرى.
هذا الربط يسمح لـ Yaomy بأن:
يعرف أن الحركات التي تتم على هذا المستودع تخص ذلك الفرع في التقارير.
القسم الثالث: ضبط خصائص المستودع
1) نوع المستودع
في بعض الأنظمة، يمكنك اختيار:
مستودع رئيسي.
مستودع فرعي.
مستودع مواد خام.
مستودع بضائع تحت الشحن (In Transit).
في Yaomy:
يمكنك استخدام هذا التقسيم — إن وُجد — لتحليل أفضل لحركات المخزون.
2) السماح بالسالب (Allow Negative Stock)
قرار مهم:
هل تسمح بأن يظهر رصيد الصنف سالباً في هذا المستودع؟
في الغالب:
المستودعات الحقيقية يجب ألا تسمح بالسالب (لمنع البيع فوق الرصيد).
قد يُسمح بالسالب في مستودعات افتراضية معينة فقط لأغراض خاصة.
3) إعدادات الجرد
هل سيتم:
شمول هذا المستودع في الجرد السنوي فقط؟
أم ستطبق عليه جرداً جزئياً دورياً؟
يمكنك التخطيط لهذا في:
سياسة الجرد وليس بالضرورة في إعداد المستودع نفسه، لكن مهم أن تتذكره في تنظيم عمل الفريق.
القسم الرابع: استخدام المستودع الجديد في العمليات اليومية
1) ربطه بالمشتريات
عند تسجيل فاتورة مشتريات جديدة:
يمكن الآن اختيار المستودع الجديد في سطر البند.
تأكد من أن:
مسؤولي المشتريات والمستودع يعرفون متى يستخدمون هذا المستودع بدلاً من غيره (مثلاً الشحنات المتجهة لمستودع فرع جديد).
2) ربطه بالمبيعات وPOS
في فواتير المبيعات وفواتير POS:
يمكن تخصيص:
المستودع الذي تُخصم منه المبيعات لكل فرع أو نقطة بيع.
عند فتح فرع جديد:
أنشئ مستودعاً خاصاً به واربط فواتيره بذلك المستودع لتحصل على تقارير مخزون صحيحة حسب الفرع.
3) التحويل بين المستودعات
باستخدام شاشة “تحويلات المخزون”:
يمكنك:
تحويل كميات من المستودع المركزي إلى المستودع الجديد.
متابعة حركة البضاعة بين المستودعات لأغراض التخطيط والمحاسبة.
القسم الخامس: تقارير المخزون بعد إضافة مستودعات جديدة
1) تقرير رصيد المخزون حسب المستودع والفرع
بعد إنشاء المستودع وربطه بالفرع:
استخدم تقرير “رصيد المخزون” مع فلاتر:
حسب المستودع.
أو حسب الفرع.
سترى:
كمية وقيمة المخزون في المستودع الجديد مقارنة ببقية المستودعات.
2) تقارير التحويلات والحركات
يمكنك مراجعة:
تقرير “تحويلات بين المستودعات”.
تقرير “حركة الصنف” المصفّى بالمستودع الجديد.
هذا يساعد على:
ضبط اللوجستيات بين المستودعات.
تحسين مستويات المخزون (عدم تخزين كميات كبيرة بلا داعٍ في مستودع لا يبيع كثيراً).
الخاتمة (H2): مستودعات منظّمة تعني تقارير أصدق وقرارات أذكى
إنشاء مستودعات وربطها بالفروع في Yaomy ERP ليس عملاً شكلياً، بل:
يؤثر مباشرة على:
دقة تقارير المخزون.
صحة التقارير المالية المرتبطة بالمخزون (قائمة المركز المالي، تكلفة البضاعة المباعة).
قدرتك على معرفة أداء كل فرع من حيث إدارة المخزون.
كلما كانت بنية المستودعات واضحة ومنظمة في النظام، كان:
تحليل الأرقام أسهل.
واتخاذ القرار أسرع وأقرب للواقع.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
إذا كنت تدير أكثر من فرع أو موقع تخزين:
راجع حالياً بنية المستودعات في Yaomy ERP.
أنشئ مستودعات منفصلة وواضحة لكل موقع فعلي مهم.
اربط كل فرع بالمستودعات المناسبة، واستخدم تقارير المخزون بعد شهر لمراجعة دقة الأرصدة.
بهذه الخطوات البسيطة، ستقترب تقاريرك من الواقع بدرجة كبيرة، وتقل فروقات الجرد والمفاجآت.