كيف تُنشئ دورات شيكات الموردين والعملاء وتتابعها في يومي ERP؟
مقدمة: الشيكات ما زالت أداة أساسية في المنطقة
رغم انتشار التحويلات البنكية وبطاقات الدفع، ما زالت:
الشيكات أداة دفع واستلام شائعة في السعودية والخليج ومصر، خاصة:
في العقود.
الإيجارات.
بعض المعاملات بين الشركات (B2B).
إدارة الشيكات يدوياً في دفاتر أو جداول Excel تعني:
خطر نسيان تواريخ الاستحقاق.
عدم مطابقة الرصيد المتوقع مع رصيد البنك.
فوضى في متابعة الشيكات المرتجعة أو المرفوضة.
يومي ERP يدعم مفهوم “دورة الشيكات” بحيث يمكنك:
تسجيل الشيك عند إصداره أو استلامه.
متابعة حالته (مستحق، محصّل، مرفوض…).
ربط الدورة بحسابات العملاء والموردين والبنك.
في هذا المقال نشرح كيف تستفيد من هذا المفهوم عملياً.
القسم الأول: أنواع الشيكات في Yaomy ERP
1) شيكات صادرة (Issued Cheques)
شيكات تُصدرها الشركة:
لدفع مستحقات الموردين.
لدفع إيجارات أو التزامات أخرى.
2) شيكات واردة (Received Cheques)
شيكات تستلمها الشركة:
من العملاء مقابل فواتير مبيعات.
أو من أطراف أخرى.
في Yaomy ERP:
يمكن تسجيل كلا النوعين وتتبّع دورتهما حتى التحصيل أو الرفض.
القسم الثاني: إعداد دورة شيكات الموردين
الخطوة 1: تسجيل شيك صادر لمورد
من وحدة البنوك أو دورة الشيكات:
أنشئ “شيك صادر” جديداً:
اختر المورد.
أدخل:
رقم الشيك.
البنك المسحوب عليه.
تاريخ الاستحقاق.
المبلغ.
اربط الشيك:
بفاتورة مشتريات أو بسند دفع (Payment Voucher) للمورد.
الخطوة 2: حالة الشيك “تحت الصرف” أو “قيد الانتظار”
عند التسجيل الأول:
يمكن أن تكون حالة الشيك:
قيد الإصدار (Issued).
أو تحت الصرف في تاريخ محدد.
هذا يسمح لتقرير دورة الشيكات بأن:
يُظهر التزامات نقدية مستقبلية في تواريخ استحقاق الشيكات.
الخطوة 3: تحديث الحالة عند الخصم من البنك
عندما يُخصم الشيك فعلياً من حسابك البنكي:
حدّث حالة الشيك في Yaomy إلى:
محصّل (Cleared).
يمكن الربط مع:
سند قيد بنكي أو كشوف البنك للرصد المحاسبي الصحيح.
القسم الثالث: إعداد دورة شيكات العملاء
الخطوة 1: تسجيل شيك وارد من عميل
عند استلام شيك من عميل:
من شاشة “شيكات واردة” أو من سند قبض:
سجّل:
العميل.
رقم الشيك.
البنك المسحوب عليه.
تاريخ الاستحقاق.
المبلغ.
واربطه:
بفاتورة مبيعات أو أكثر.
الخطوة 2: حالة الشيك “تحت التحصيل”
في البداية يكون الشيك في حالة:
تحت التحصيل (Under Collection).
هذا يعني أن:
المبلغ لم يضاف بعد إلى الرصيد الفعلي في الحساب البنكي.
لكنه دين متوقع من العميل خلال فترة الشيك.
الخطوة 3: تحصيل الشيك أو رفضه
عند إيداع الشيك في البنك:
تحدّث الحالة لاحقاً إلى:
محصّل (Cleared) إذا تم تحصيله بنجاح.
مرفوض (Bounced) إذا رُفض الشيك (لعدم كفاية الرصيد مثلاً).
في حالة الرفض:
يمكن ربط العملية:
بإعادة فتح رصيد العميل بالفواتير.
واتخاذ إجراءات تحصيل إضافية (اتصال، خطة سداد، إجراءات قانونية حسب السياسة).
القسم الرابع: التقارير الأساسية لدورة الشيكات في Yaomy
1) تقرير الشيكات المستحقة خلال الفترة
يعرض:
كل الشيكات — صادرة وواردة — التي تاريخ استحقاقها خلال أسبوع أو شهر معين.
الفائدة:
تخطيط السيولة:
المبالغ التي ستخرج من حسابك عبر شيكات صادرة.
المبالغ التي يُتوقع دخولها عبر شيكات واردة.
2) تقرير الشيكات تحت التحصيل وتحت الصرف
يوضح:
المبالغ التي هي في “منطقة وسط” بين العميل أو المورد والبنك.
هذا يساعد على:
عدم اعتبار هذه المبالغ ضمن السيولة المتاحة حتى تتحول إلى أرصدة محصّلة فعلاً.
3) تقرير الشيكات المرفوضة
يوضح:
الشيكات التي تم رفضها (خاصة الواردة من العملاء).
مهم لـ:
تحليل مخاطر العملاء.
تعديل حدود الائتمان أو شروط الدفع لهم.
الخاتمة (H2): دورة شيكات منظّمة تعني مفاجآت أقل في الحساب البنكي
عبر استخدام دورة الشيكات في Yaomy ERP:
لن تُفاجأ:
بخصم كبير من الحساب البنكي لم تكن تتذكره (شيك قديم).
أو بعدم تحصيل مبالغ من العملاء بسبب نسيان متابعة شيكات تحت التحصيل.
ستحصل على:
رؤية واضحة للالتزامات النقدية المستقبلية.
ورؤية للمتوقع تحصيله عبر الشيكات الواردة.
وهذا يجعل:
إدارة السيولة أسهل.
والقرارات المالية أكثر استقراراً.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
إذا كانت شركتك تعتمد كثيراً على الشيكات:
ابدأ بتوثيق جميع الشيكات الجديدة في Yaomy ERP بدلاً من الاعتماد على دفاتر أو Excel.
استخدم تقارير دورة الشيكات أسبوعياً لمراجعة:
ما سيخرج من الحساب.
وما يُفترض أن يدخل.
خلال فترة قصيرة، ستلاحظ انخفاضاً في “المفاجآت” غير المرغوبة في كشوف الحساب البنكية.