كيف تسجّل دفعة عميل لفاتورة مبيعات في يومي ERP خطوة بخطوة
مقدمة: لماذا تعتبر دفعات العملاء نقطة حساسة في الشركات الصغيرة والمتوسطة؟
الكثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة في السعودية والخليج ومصر تعاني من مشكلة أساسية: فواتير مبيعات صادرة لكن تحصيلها غير واضح، أو مسجّل في جداول Excel منفصلة، أو في دفاتر ورقية، مما يؤدي إلى:
ضياع بعض المدفوعات أو عدم ربطها بالفواتير الصحيحة.
صعوبة معرفة رصيد كل عميل بدقة لحظة بلحظة.
تقارير مالية لا تعكس الواقع عند إعداد ميزان المراجعة أو القوائم المالية.
خطر مخالفات ضريبية عند عدم توافق الفواتير المسددة مع تقارير الفاتورة الإلكترونية والضريبة.
يومي ERP صُمِّم لمعالجة هذه النقطة تحديداً عبر ربط كامل بين:
وحدة المبيعات والفواتير.
وحدة الصناديق والخزائن والحسابات البنكية.
وحدة المحاسبة ودفتر الأستاذ العام.
سياسات الائتمان والحد الأقصى لكل عميل.
في هذا الدليل سنشرح عملياً كيف تسجّل دفعة عميل لفاتورة مبيعات في يومي ERP، بحيث:
يتحدّث رصيد العميل فوراً.
يتأثر رصيد الصندوق أو الحساب البنكي بشكل محاسبي صحيح.
تظل الفاتورة والمستندات المحاسبية متوافقة مع متطلبات VAT وZATKA وغيرها من المتطلبات المحلية.
القسم الأول: المتطلبات المسبقة قبل تسجيل دفعة عميل
قبل الضغط على زر “إضافة دفعة” في النظام، تأكد من أن البيئة المحاسبية في يومي جاهزة:
1) إعداد الحسابات الافتراضية (Default Ledger Accounts)
مدير المحاسبة يجب أن يكون قد ضبط حسابات رئيسية في شاشة الحسابات الافتراضية، مثل:
حساب العملاء (ذمم مدينة).
حساب الصندوق الرئيسي أو صناديق الفروع.
حسابات البنوك المستخدمة في التحصيل.
حساب فروقات التحصيل (في حال وجود خصومات سريعة الدفع أو فروقات بسيطة).
يومي ERP يتحقق من هذه الحسابات قبل تسجيل قيد الدفعة، وإذا كان شيء مفقوداً يعرض رسالة واضحة بالمطلوب تعديله، وهذا مهم جداً للشركات في السعودية والخليج التي تخضع لتدقيق ضريبي ومالي دوري.
2) تعريف وسائل الدفع (Payment Methods)
من إعدادات النظام، يفضّل أن يتم:
تسمية طرق الدفع الشائعة بوضوح (نقدي، تحويل بنكي، بطاقة مدى، بطاقة ائتمان، شيك).
ربط بعض طرق الدفع بصناديق أو حسابات بنكية محددة (مثلاً: “نقدي فرع الرياض” مع صندوق فرع الرياض).
هذا الربط يسهل على المحاسب لاحقاً مراجعة حركة كل وسيلة دفع والتأكد من مطابقتها للحسابات الحقيقية.
3) تنظيم بيانات العملاء وحدود الائتمان
في بطاقة العميل داخل Yaomy:
تأكد من إدخال بياناته الأساسية (الاسم، الهاتف، العنوان، الرقم الضريبي إن وجد).
في السوق السعودي والخليجي، مهم إدخال الرقم الضريبي / السجل التجاري للالتزام بمتطلبات الفاتورة الإلكترونية.
ضبط حد ائتمان مناسب لكل عميل (خاصة العملاء الدائمين) مع سياسة واضحة لتجاوز الحد أو منعه.
يومي ERP يستخدم هذه البيانات في:
إظهار تحذيرات عند تجاوز حد الائتمان.
توليد تقارير أعمار الديون (Aging) لتحليل المتأخرات.
القسم الثاني: الوصول إلى شاشة دفعات العملاء في يومي ERP
الخطوة 1: اختيار الشركة والفرع
إذا كان حسابك على Yaomy متعدد الشركات أو الفروع:
اختر الشركة الصحيحة من قائمة الشركات.
اختر الفرع الذي يتبع له الصندوق أو الحساب البنكي الذي سيستلم الدفعة (مثلاً فرع جدة أو فرع الرياض).
اختيار الفرع مهم لأن:
القيود المحاسبية تُسجَّل بالفرع.
تقارير العملاء وأرصدة الصناديق يمكن عرضها لاحقاً حسب الفرع.
الخطوة 2: الدخول إلى وحدة المبيعات أو وحدة الصناديق
يمكنك تسجيل الدفعة من مسارين رئيسيين:
من فاتورة المبيعات نفسها (أثناء عرض الفاتورة).
من شاشة دفعات العملاء العامة (Customer Payments / Receipts).
في معظم الحالات، من الأفضل البدء من الفاتورة للتأكد من الربط الصحيح:
اذهب إلى “المبيعات” → “فواتير المبيعات”.
ابحث عن الفاتورة المعنية برقمها أو باسم العميل أو الفترة الزمنية.
افتح الفاتورة في وضع العرض (Show).
القسم الثالث: تسجيل دفعة عميل من شاشة الفاتورة
الخطوة 1: مراجعة حالة الفاتورة
في أعلى الفاتورة ستجد:
حالة الفاتورة (مسودة، مرحّلة، مدفوعة جزئياً، مدفوعة بالكامل).
إجمالي الفاتورة، والمبلغ المسدّد، والمبلغ المتبقي.
لتسجيل دفعة:
يجب أن تكون الفاتورة في حالة “مرحّلة” (أي تم اعتمادها وترحيلها إلى المحاسبة).
إذا كانت ما زالت “مسودة”، اطلب من الشخص المخول اعتمادها أولاً.
الخطوة 2: الضغط على “إضافة دفعة” أو “تسجيل دفعة”
في منطقة الإجراءات الخاصة بالفاتورة ستجد زرّاً مثل:
“إضافة دفعة عميل”
أو “تسجيل دفعة”
أو “Receive Payment”
اضغط عليه لفتح نموذج الدفعة الجديد المرتبط بهذه الفاتورة.
الخطوة 3: تعبئة نموذج الدفعة
في نموذج الدفعة المرتبط بالفاتورة، ستجد الحقول الأساسية التالية:
العميل
يظهر تلقائياً من الفاتورة (لا حاجة لإعادة اختياره).
تاريخ الدفعة
يُحدّد تاريخ استلام المبلغ فعلياً (اليوم أو تاريخ سابق إن كنت تسجّل بأثر رجعي).
في السوق السعودي، يفضّل أن يتطابق هذا التاريخ مع الحركة البنكية أو الإيصال النقدي للاحتفاظ بسجل متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
المبلغ المدفوع
يمكن أن يكون:
مساوياً للمبلغ المتبقي على الفاتورة (دفعة كاملة).
أقل من المتبقي (دفعة جزئية – Partial Payment).
لا تُسجّل مبلغاً أكبر من المتبقي، لأن Yaomy سيمنع وضع رصيد عميل سالب بطريقة غير منطقية في هذا السيناريو.
طريقة الدفع (Payment Method)
اختر الطريقة المناسبة:
نقداً (Cash) → سيتم ربطها بأحد الصناديق.
تحويل بنكي (Bank Transfer) → ترتبط بحساب بنكي محدد.
بطاقة مدى / ائتمان → يمكن ربطها بحساب تسوية مخصص.
شيك → يفضّل تفعيل دورة شيكات إن كانت مطبقة في النظام.
الحساب المستلم (Cash/Bank Account)
بناءً على طريقة الدفع، اختر:
صندوق الفرع المناسب (مثلاً: صندوق فرع جدة).
أو الحساب البنكي الذي استقبل التحويل (مثلاً: بنك الراجحي – حساب رئيسي).
الربط بالفاتورة
بما أنك دخلت من الفاتورة، سيظهر حقل يوضح:
رقم الفاتورة.
المبلغ المتبقي عليها.
المبلغ الذي سيتم تسديده من هذه الدفعة.
يمكنك ترك هذا الربط كما هو، أو تعديله إذا كان الدفع سيُوزّع على أكثر من فاتورة (سنغطي ذلك بعد قليل).
الملاحظات والمرجع الخارجي
اكتب معلومات تساعدك لاحقاً، مثلاً:
رقم سند القبض الورقي.
رقم العملية البنكية أو مرجع التحويل.
اسم الموظف الذي استلم النقدية.
القسم الرابع: توزيع دفعة واحدة على أكثر من فاتورة لنفس العميل
كثيراً ما يقوم العميل بتحويل مبلغ واحد لتسوية عدة فواتير. Yaomy يدعم هذا السيناريو كالتالي:
1) إنشاء دفعة من “دفعات العملاء” وليس من فاتورة واحدة
اذهب إلى:
المحاسبة أو الصناديق → “دفعات العملاء” أو “سندات القبض”.
أنشئ سند دفعة جديد واختر العميل فقط دون المرور من فاتورة بعينها.
2) اختيار الفواتير المفتوحة للعميل
بعد اختيار العميل، ستظهر لك قائمة بالفواتير غير المسددة كاملة، تتضمن:
رقم الفاتورة.
تاريخها.
المبلغ الإجمالي.
المبلغ المدفوع سابقاً.
المبلغ المتبقي.
3) توزيع المبلغ
يمكنك إدخال:
مبلغ دفعة واحد في أعلى النموذج (إجمالي ما استلمته من العميل).
ثم في جدول الفواتير، توزيع هذا المبلغ على عدة فواتير، إما:
آلياً من الأقدم إلى الأحدث (Auto-Allocate).
أو يدوياً حسب اتفاقك مع العميل.
يومي ERP سيقوم تلقائياً بتحديث:
حالة كل فاتورة (جزئياً مدفوعة أو مدفوعة بالكامل).
رصيد العميل الإجمالي.
القسم الخامس: القيد المحاسبي الناتج عن دفعة العميل
عند حفظ واعتماد دفعة العميل، يقوم Yaomy ERP بإنشاء قيد يومية تلقائي (حسب الحسابات الافتراضية) مثلاً:
في حالة دفعة نقدية لصندوق فرع:
مدين: حساب الصندوق (صندوق فرع الرياض)
دائن: حساب العميل (ذمم مدينة – عميل شركة النور)
في حالة دفعة عبر بنك:
مدين: حساب البنك (بنك الراجحي – حساب رئيسي)
دائن: حساب العميل
هذا القيد:
يُسجَّل بالفرع الصحيح.
يرتبط بسند الدفعة والعميل والفواتير التي جرى تسويتها.
يظهر في تقارير الأستاذ العام، وتقارير حركة الصندوق أو البنك، وتقارير أعمار الديون.
بهذا الأسلوب، تضمن الشركات الصغيرة والمتوسطة في الخليج ومصر أن:
لا يوجد تحصيل “خارج النظام”.
رصيد العميل في النظام يطابق الواقع البنكي أو النقدي.
التقارير المالية والضريبية تعكس الحركات الفعلية.
القسم السادس: مراجعة أرصدة العملاء وتقارير أعمار الديون
بعد تسجيل عدد من الدفعات، يأتي دور التقارير:
1) تقرير رصيد العملاء الإجمالي
من وحدة المحاسبة أو التقارير:
افتح تقرير “أرصدة العملاء”.
اختر:
الشركة والفرع.
تاريخ اليوم أو نهاية الفترة.
سترى لكل عميل:
إجمالي الفواتير.
إجمالي الدفعات.
الرصيد المتبقي (كم مدين عليك؟).
2) تقرير أعمار الديون (Aging Report)
يومي ERP يمكن أن يقدّم تقريراً يُقسّم الرصيد المتبقي حسب العمر:
0–30 يوم.
31–60 يوم.
61–90 يوم.
أكثر من 90 يوم.
هذا التقرير يساعد مدير المالية أو صاحب الشركة في:
تحديد العملاء المتأخرين عن السداد.
توجيه فريق التحصيل للتركيز على الفواتير القديمة.
تقدير مخصص الديون المشكوك في تحصيلها وفقاً لممارسات المحاسبة المقبولة.
القسم السابع: أفضل الممارسات لتسجيل دفعات العملاء في السوق الخليجي والمصري
لضمان أعلى مستوى من الدقة والامتثال، اتبع هذه النصائح:
لا تقبل تسجيل دفعة بدون مرجع واضح (إيصال، إشعار بنكي، رقم عملية).
لا تسجّل دفعات في تواريخ مختلفة عن تاريخ التحويل البنكي إلا لأسباب موثقة.
استخدم ملاحظات الدفعة لكتابة معلومات يستطيع أي محاسب آخر فهمها لاحقاً.
راجع دورياً:
تقرير حركة الصندوق.
تقرير حركة الحسابات البنكية.
تقرير أعمار الديون.
طابق أرصدة الصناديق والبنوك في Yaomy مع كشوف الحساب البنكية والعدّ الفعلي للصندوق.
في السعودية والخليج:
احرص على أن يكون الربط بين الفواتير الإلكترونية والدفعات واضحاً، حتى تتمكن من الرد على أي استفسار من ZATKA أو مصلحة الضرائب بثقة، مستفيداً من تصميم Yaomy الذي يحفظ كل الحركات وربطها بالمستندات الأساسية.
الخاتمة (H2): من دفعة يدوية إلى نظام تحصيل منظم مع Yaomy ERP
عندما تنتقل من تسجيل دفعات العملاء في دفاتر مفرقة أو ملفات Excel إلى تسجيلها مباشرة داخل Yaomy ERP، تحصل على:
صورة دقيقة لحظية لرصيد كل عميل.
تقارير تحصيل واضحة تساعدك على اتخاذ قرارات ائتمانية صحيحة.
مطابقة أسهل للصناديق والحسابات البنكية.
امتثال أفضل لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية والضرائب في السعودية والخليج ومصر.
وبما أن Yaomy يستخدم نفس إطار المستندات والترحيل الآلي للمحاسبة والمخزون، ستصبح دورة المبيعات والتحصيل متكاملة من لحظة إنشاء الفاتورة وحتى استلام آخر ريال.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
إذا كنت تريد رؤية عملية تسجيل دفعات العملاء وربطها بالفواتير على نظام يعمل أمامك:
اطلب تجربة عملية على Yaomy ERP تركز على دورة المبيعات والتحصيل.
اطلب من فريقك المالي تجربة تسجيل دفعات حقيقية على نسخة تجريبية، ومراجعة تقارير أرصدة العملاء وأعمار الديون.
كلما نظّمت عملية التحصيل مبكراً، قلّت نسبة الديون المتأخرة وازدادت سيولة شركتك وقدرتها على النمو بأمان.