كيف تتابع حد ائتمان العميل وتنبيهات التجاوز في يومي ERP؟
مقدمة: البيع الآجل مفيد… إذا كان تحت السيطرة
الكثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة تعتمد على البيع الآجل (Credit Sales) لجذب العملاء، لكن:
إذا لم يكن هناك حد ائتمان واضح لكل عميل.
وإن لم تُراقب التجاوزات بشكل منظم.
سيتحوّل البيع الآجل إلى:
ديون متراكمة.
وأزمات سيولة متكررة.
يومي ERP يوفر أدوات لمساعدة شركتك على:
تحديد حد ائتمان لكل عميل.
متابعة أرصدة العملاء مقابل هذا الحد.
تنبيهك عند تجاوز العميل لحده.
في هذا المقال سنشرح كيف تُعد وتستخدم هذه الإمكانات فعلياً داخل Yaomy ERP.
القسم الأول: إعداد حد الائتمان وشروط الدفع لكل عميل
1) فتح بطاقة العميل
من وحدة العملاء أو الشركاء (Partners/Customers) في Yaomy:
ابحث عن العميل المطلوب.
افتح ملفه التفصيلي.
2) تعيين حد ائتمان (Credit Limit)
في بطاقة العميل ستجد حقلاً مثل:
حد الائتمان (Credit Limit).
أدخل مبلغاً يعكس:
أقصى رصيد مديونية ترغب في منحه لهذا العميل (مثلاً 50,000 ريال).
3) ضبط شروط الدفع
في نفس البطاقة:
اختر شروط الدفع الافتراضية:
نقداً.
30 يوماً.
60 يوماً.
هذه الشروط تُستخدم لاحقاً في:
احتساب تاريخ استحقاق الفواتير.
تقارير أعمار الديون.
القسم الثاني: كيف يتابع Yaomy رصيد العميل مقابل حد الائتمان؟
1) رصيد العميل
يعتمد Yaomy على:
إجمالي الفواتير الآجلة غير المسددة (أو غير المسددة بالكامل).
مطروحاً منها المدفوعات والإشعارات الدائنة المرتبطة.
لإظهار:
الرصيد الحالي للعميل (Customer Balance).
2) مقارنة الرصيد بحد الائتمان
في الخلفية، يمكن للنظام:
مقارنة رصيد العميل (Balance) بالحد المحدد في بطاقته:
إذا كان الرصيد أقل من الحد → الوضع طبيعي.
إذا اقترب من الحد أو تجاوزه → حالة تحتاج انتباهاً.
القسم الثالث: تنبيهات وحد الائتمان أثناء إنشاء الفواتير
1) تنبيه عند إنشاء فاتورة جديدة
عند محاولة إنشاء فاتورة مبيعات جديدة لعميل:
إذا كان إصدار هذه الفاتورة سيؤدي إلى:
تجاوز حد الائتمان.
يمكن لـ Yaomy (حسب الإعدادات) أن:
يعرض تنبيهاً واضحاً لمدخل الفاتورة.
يطلب تأكيداً خاصاً أو يمنع الحفظ حسب سياسة الشركة.
2) استخدام السياسة المناسبة لشركتك
بعض الشركات تفضّل:
منع إنشاء الفاتورة تماماً عند تجاوز الحد (إلا بصلاحيات مدير).
شركات أخرى تفضّل:
السماح مع تسجيل التحذير فقط، وترك القرار النهائي للإدارة.
اضبط إعداد Yaomy بما يتناسب مع:
شهيتك للمخاطر.
وثقتك في مندوبي المبيعات.
القسم الرابع: استخدام التقارير لمتابعة حدود الائتمان
1) تقرير العملاء وحدود الائتمان
من وحدة التقارير في Yaomy:
ابحث عن تقرير يربط بين:
حد الائتمان لكل عميل.
والرصيد الحالي.
يمكن أن يعرض التقرير:
اسم العميل.
حده الائتماني.
رصيده الحالي.
نسبة الاستخدام = الرصيد / الحد.
2) التركيز على العملاء ذوي المخاطر الأعلى
صنّف العملاء حسب:
نسبة الاستخدام:
أقل من 50% → أمان مرتفع.
بين 50% و90% → بحاجة مراقبة.
أكثر من 90% أو تجاوز → مخاطرة عالية.
من هنا:
يمكن لمدير المالية أو المبيعات وضع خطة:
للتوقف عن منح ائتمان إضافي لبعض العملاء.
أو طلب سداد جزء من الرصيد قبل تنفيذ طلبيات جديدة.
القسم الخامس: ربط حد الائتمان بتقارير أعمار الديون
1) ليس كل تجاوز متساوياً في الخطورة
عميل تجاوز حد الائتمان لكن:
معظم ديونه في شريحة 0–30 يوماً.
يختلف عن عميل:
نصف رصيده في شريحة +90 يوماً.
لذلك:
اربط بين:
تقرير حد الائتمان.
وتقرير أعمار الديون (Aging).
2) اتخاذ قرارات ذكية
عميل يتجاوز حد الائتمان لكن سداداته تاريخياً جيدة:
قد تقرر منحه استثناءات مدروسة.
عميل يتجاوز الحد وفي نفس الوقت:
جزء كبير من رصيده في شريحة +90 يوماً.
يستحق:
تجميد الائتمان مؤقتاً حتى تخفيض الرصيد.
الخاتمة (H2): حد الائتمان أداة لحماية شركتك… لا لكبح نموها
حد الائتمان في Yaomy ERP ليس:
سقفاً عشوائياً لإزعاج العملاء.
بل:
أداة لحماية شركتك من الإفراط في المخاطرة.
ومساعدة فريق المبيعات على البيع بثقة ضمن حدود آمنة.
عندما تستخدم:
حدود الائتمان.
تنبيهات التجاوز.
وتقارير أعمار الديون معاً.
تحصل على:
توازن أفضل بين النمو بالمبيعات وحماية التدفقات النقدية.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
إذا لم تكن تستفيد من حدود الائتمان حالياً:
ابدأ بتعيين حدود ائتمان تقريبية لأهم 20 عميلاً في Yaomy ERP.
راجع تقارير الرصيد وحد الائتمان وأعمار الديون بعد شهر.
سترى سريعاً:
أين تكمن المخاطر.
وكيف يمكنك تعديل الحدود لتحسين وضع السيولة دون خسارة العملاء الجيدين.