في هذا المقال سنتحدث عن الحسابات الافتراضية وربط المستندات بالمحاسبة.
تمهيد
لكي يُرحّل المستند (فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، سند قبض أو صرف) تلقائياً إلى دفتر الأستاذ، يجب أن يكون لكل نوع حركة «حساب افتراضي»: إيرادات مبيعات، ذمم مدينة، ضريبة مخرجات، تكلفة مبيعات، مخزون، بنك، نقدية، إلخ. في يومي ERP تُعرَّف الحسابات الافتراضية على مستوى الشركة/الفرع وتُربط بأنواع المستندات والبنود، فيُنشأ الترحيل دون إدخال يدوي. هذه المقالة تشرح الحسابات الافتراضية وربط المستندات بالمحاسبة في يومي ERP.
ما هي الحسابات الافتراضية؟
حسابات من دليل الحسابات تُختار «افتراضياً» لنوع معيّن من الحركة: مثلاً كل إيراد مبيعات يذهب إلى حساب «إيرادات مبيعات»، وكل ذمم مدينة لعملاء إلى حساب «ذمم مدينة عملاء». عند الاعتماد، النظام يستخدم هذه الحسابات لإنشاء قيد اليومية تلقائياً. إن لم يُعرَّف حساب افتراضي لنوع حركة، الترحيل قد يفشل أو يظهر تحذيراً.
كيف يربط يومي المستندات بالمحاسبة؟
إطار المستندات (N1) يحدد بنود الفاتورة (صنف، كمية، سعر، ضريبة، إجمالي). خدمة الترحيل تقرأ نوع المستند والبنود وتربطها بحسابات افتراضية (من company_default_ledger_accounts أو ما يماثلها): إيراد، ذمم، ضريبة، تكلفة، مخزون، بنك، نقدية. النتيجة قيد يومية متوازن مرتبط بالمستند. ربط الصنف أو نوع الضريبة أو نوع الشريك بحساب معيّن يسمح بتفصيل أدق عند الحاجة.
لماذا يهم للإغلاق والامتثال؟
ترحيل صحيح من أول مرة يقلل التصحيحات اليدوية. للامتثال الضريبي (ZATCA، مصر)، اتساق الفواتير مع الدفاتر ضروري. يومي صُمّم ليعتمد على الحسابات الافتراضية وربط المستندات لضمان هذا الاتساق.
الخلاصة ودعوة للعمل
الحسابات الافتراضية تحدد أين يذهب كل نوع حركة عند الترحيل. يومي ERP يربط المستندات بالمحاسبة عبر هذه الحسابات لتحقيق ترحيل تلقائي دقيق. للتعمق: الترحيل التلقائي من المبيعات والمشتريات إلى المحاسبة، الدورة المستندية من المستند إلى القيد، ودليل الحسابات. يمكنك تجربة النظام بضبط الحسابات الافتراضية واعتماد فاتورة ومراجعة القيد المُنشأ.
