كيف تنشئ فاتورة مبيعات في يومي ERP خطوة بخطوة
مقدمة: لماذا تعتبر فاتورة المبيعات قلب دورة الإيرادات؟
بالنسبة لأي شركة صغيرة أو متوسطة في السعودية أو الخليج أو مصر، تظل فاتورة المبيعات هي المستند الأهم في دورة الإيرادات اليومية. من خلالها تتحول عروض الأسعار إلى مبيعات فعلية، ويتم تحديث مخزون المستودعات، وتُسجَّل القيود المحاسبية، وتُولَّد أرقام الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع الجهات الضريبية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية (ZATCA) أو مصلحة الضرائب في مصر.
يومي ERP لا يتعامل مع فاتورة المبيعات كـ “نموذج طباعة” فقط، بل كجزء من إطار مستندات متكامل (N1–N7) يربط بين:
المبيعات
المخزون
المحاسبة العامة
الضرائب والامتثال (ZATKA، VAT)
نقطة البيع POS (عند الحاجة)
في هذا الدليل العملي سنمشي خطوة بخطوة في شاشة فاتورة المبيعات في يومي ERP، بداية من إعداد السياق الصحيح للفروع والعملة، وحتى ترحيل الفاتورة وتوليد رقم ZATKA الضريبي وطباعة أو إرسال الفاتورة للعميل.
القسم الأول: فهم بنية فاتورة المبيعات في يومي ERP
قبل أن تبدأ في إنشاء الفاتورة، من المهم أن تفهم كيف صُمِّمت في يومي ERP:
1) إطار موحد للمستندات
فاتورة المبيعات في يومي مبنية على إطار موحد للمستندات (Transaction Document Framework) يتكوّن من:
رأس المستند: بيانات العميل، الفرع، التاريخ، العملة، طريقة الدفع، شروط السداد، رقم المرجع الخارجي، الحقول المخصصة.
بنود المستند: الأصناف، الكميات، الوحدات، السعر، الخصم، الضريبة، المستودع أو المخزن، مواصفات إضافية عند الحاجة (مثل الباتش أو الرقم التسلسلي).
الإجماليات: إجمالي قبل الخصم، إجمالي الخصومات، إجمالي الضريبة (VAT)، صافي الفاتورة، المبالغ المدفوعة، المتبقي على العميل.
2) أنواع المستندات المرتبطة
نفس الإطار يُستخدم لاحقاً في:
مرتجعات المبيعات
الإشعار الدائن
الإشعار المدين
فواتير نقطة البيع POS
هذا يعني أن طريقة عملك على فاتورة المبيعات ستكون متناسقة مع بقية المستندات، وأن أي تدريب لموظفي المبيعات أو المحاسبة سيكون أسهل بكثير.
3) ترقيم ضريبي متوافق مع ZATKA
عند تفعيل الفاتورة الإلكترونية في السعودية، يتم ربط فاتورة المبيعات بنظام ترقيم ضريبي خاص:
لكل فرع تسلسل ضريبي مستقل.
كل نوع مستند له نوع ضريبي محدد (sales_invoice، credit_note، debit_note، sales_return_invoice).
يومي ERP يضمن أن توليد رقم الفاتورة الضريبية يتم داخل نفس المعاملة المحاسبية، بحيث لا يحدث أي تضارب أو تكرار في الأرقام حتى تحت ضغط العمليات العالية.
القسم الثاني: التحضير قبل إنشاء فاتورة المبيعات
قبل أن تفتح شاشة “فاتورة مبيعات جديدة”، تأكد من الأمور التالية داخل يومي ERP:
1) امتلاك الصلاحية المناسبة
مدير النظام يحدد عبر وحدة الصلاحيات من يملك حق:
إنشاء فاتورة مبيعات
تعديل فاتورة قبل الترحيل
ترحيل (اعتماد) الفاتورة
إلغاء أو إصدار مرتجع مبيعات
في الشركات المتوسطة في الخليج غالباً ما يتم الفصل بين من يُدخل الفاتورة ومن يعتمدها محاسبياً، ويومي يدعم هذا السيناريو بالكامل.
2) إعداد الحسابات الافتراضية
لضمان أن الترحيل المحاسبي يتم آلياً دون أخطاء، يجب أن يكون مدير المالية قد أعد الحسابات الافتراضية في وحدة “الحسابات الافتراضية” داخل النظام، مثل:
حساب المبيعات
حساب الخصومات
حساب ضريبة القيمة المضافة VAT
حساب تكلفة البضاعة المباعة COGS
حساب مخزون البضاعة
حساب العملاء
يومي ERP لا يسمح بترحيل الفاتورة ما لم تكن هذه الحسابات مضبوطة، ويُظهر رسالة واضحة بالمطلوب تعديله، وهذا مهم جداً للامتثال الضريبي وعدم كسر ميزان المراجعة.
3) إعداد الأصناف والمخزون
قبل إنشاء الفاتورة، يجب أن تكون الأصناف مضافة في وحدة المخزون مع:
وحدة القياس (قطعة، كرتون، كيلو، إلخ)
الأسعار الافتراضية أو قوائم الأسعار (إن وُجدت)
مستودع أو أكثر لتتبع الرصيد
بيانات الباتش والصلاحية للصناعات الحساسة مثل الصيدليات والأغذية
في الشركات الخليجية التي تتعامل مع ضريبة القيمة المضافة، مهم أيضاً ضبط نسبة VAT لكل صنف حسب الفئة الضريبية (خاضع 15%، معفى، إلخ).
القسم الثالث: الدخول إلى شاشة فاتورة المبيعات واختيار السياق الصحيح
الآن ننتقل عملياً إلى الشاشة:
الخطوة 1: اختيار الشركة والفرع
إذا كانت شركتك متعددة الفروع، اختر الفرع الصحيح من شريط الفروع أعلى واجهة يومي.
هذا الاختيار يؤثر على:
ترقيم الفاتورة (رقم داخلي + رقم ضريبي ZATKA لكل فرع).
المستودعات المتاحة للاختيار في بنود الفاتورة.
التقارير التي ستظهر لاحقاً حسب الفرع.
الخطوة 2: الذهاب إلى وحدة المبيعات
من القائمة الرئيسية:
اختر “المبيعات”.
ثم “فواتير المبيعات”.
ستظهر لك قائمة الفواتير السابقة مع إمكانيات البحث والتصفية حسب التاريخ، الفرع، الحالة (مسودة، مرحّلة، ملغاة، إلخ).
الخطوة 3: إنشاء فاتورة جديدة
اضغط زر “فاتورة جديدة” أو ما يعادله حسب لغة الواجهة.
يومي يوفر أكثر من تخطيط لإدخال الفاتورة:
التخطيط الكلاسيكي: نموذج مفصل مناسب للمحاسبين ومديري المبيعات.
تخطيط سريع أو تخطيط مشابه لـ POS: مناسب للمبيعات السريعة في المعارض والمحلات.
تخطيط المعالج (Wizard): خطوة بخطوة من اختيار العميل حتى التأكيد النهائي.
يمكن لمدير الشركة أن يحدد التخطيط الافتراضي لكل شركة أو لكل نوع مستخدم.
القسم الرابع: تعبئة رأس فاتورة المبيعات
في شاشة الفاتورة الجديدة ستبدأ دائماً من “رأس الفاتورة”:
1) اختيار العميل (الشريك)
ابحث عن العميل بالاسم أو رقم الهاتف أو رقم الهوية الضريبية.
إذا لم يكن العميل مسجلاً، يمكنك – حسب صلاحياتك – إضافة عميل جديد مباشرة من نفس الشاشة.
في السوق السعودي والخليجي، يفضَّل إدخال رقم السجل التجاري أو الرقم الضريبي للعميل لضمان صحة بيانات الفاتورة الإلكترونية.
2) تحديد تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق
تاريخ الفاتورة: اليوم الذي تمت فيه عملية البيع.
تاريخ الاستحقاق: يعتمد على شروط السداد (نقداً، 30 يوماً، 60 يوماً، إلخ).
يومي يحسب لك تاريخ الاستحقاق بناءً على شروط السداد الافتراضية للعميل أو ما تختاره يدوياً.
3) اختيار العملة
إذا كانت شركتك تعمل بعملة أساسية (مثل الريال السعودي أو الجنيه المصري) مع دعم لعملات أخرى، يمكنك:
اختيار العملة المناسبة للفاتورة.
يومي يطبق سعر الصرف المسجَّل في إعدادات العملات ويحسب القيم المحاسبية بالعملة الأساسية تلقائياً.
4) تحديد طريقة الدفع
نقداً من الصندوق
تحويل بنكي
بطاقة مدى أو ائتمان
آجل (حساب عميل)
يمكنك أيضاً ربط الفاتورة بصندوق أو حساب بنكي محدد عند تسجيل الدفع الفوري.
5) الحقول المخصصة والمرجع الخارجي
حسب ما تم إعداده في إعدادات المستندات، يمكنك إضافة:
رقم أمر شراء من العميل
مرجع داخلي للمندوب
حقل خاص بالمشروع أو مركز التكلفة
هذه الحقول تساعدك في التقارير ومطابقة العمليات لاحقاً.
القسم الخامس: إضافة بنود الأصناف وربطها بالمخزون
بعد إكمال رأس الفاتورة، انتقل إلى جدول البنود:
1) اختيار الأصناف
باستخدام محدد الأصناف يمكنك البحث:
بالاسم أو الكود أو الباركود.
حسب فئة الصنف أو العلامة التجارية أو خصائص أخرى.
في المتاجر الخليجية التي تعتمد على الباركود، يكفي تمرير ماسح الباركود ليقوم يومي بجلب الصنف مباشرة مع السعر الافتراضي.
2) تحديد الكمية ووحدة القياس
لكل صنف يمكنك:
اختيار الوحدة (قطعة، صندوق، كرتون، كيلو، إلخ).
إدخال الكمية المطلوبة.
يومي يحوّل الكمية إلى وحدة التخزين الأساسية في الخلفية بما يحافظ على دقة المخزون.
3) السعر والخصم والضريبة
السعر: يأتي افتراضياً من قائمة الأسعار المرتبطة بالعميل أو القائمة العامة.
الخصم: يمكن أن يكون نسبة مئوية أو مبلغاً ثابتاً حسب سياسة الشركة وصلاحيات المستخدم.
الضريبة VAT: تُحسب تلقائياً من إعدادات الصنف، مع إمكانية التعديل حسب سياسة الدولة (ضريبة قياسية، صفرية، معفاة).
4) المستودع والفرع
لكل بند يمكنك تحديد المستودع الذي ستُخصم منه الكمية:
مستودع رئيسي
مستودع فرع محدد
مخزن معرض أو نقطة بيع
هذا الربط يضمن أن تقارير الرصيد والجرد حسب الفرع والمستودع تعكس الفاتورة بدقة.
5) الأصناف ذات الباتش أو الرقم التسلسلي
في قطاعات مثل الأدوية أو الإلكترونيات:
يومي يسمح بربط كل بند برقم باتش أو رقم تسلسلي.
هذا يسهل عمليات المرتجعات وتتبع الصلاحية والضمان.
القسم السادس: مراجعة إجماليات الفاتورة والضرائب
في أسفل شاشة الفاتورة ستجد منطقة الإجماليات:
إجمالي قبل الخصم
إجمالي الخصومات
إجمالي الضريبة VAT
صافي الفاتورة
المبلغ المدفوع الآن
المبلغ المتبقي على العميل
يومي يحسب هذه الأرقام آلياً بالاعتماد على:
خدمة الخصومات (Document Discount Service)
خدمة الضرائب (Tax Service)
خدمة الأسعار (Pricing Service)
في السوق السعودي والخليجي، من الضروري أن:
يظهر رقم الضريبة المضافة بشكل واضح في الفاتورة.
يتطابق مجموع الضرائب مع التقارير الضريبية الشهرية أو ربع السنوية.
القسم السابع: حفظ الفاتورة كمسودة أو ترحيلها
بعد التأكد من صحة البيانات:
الخيار 1: حفظ كمسودة
يمكنك حفظ الفاتورة في حالة “مسودة” لمراجعتها لاحقاً أو لاعتمادها من مدير المبيعات أو المحاسب.
في هذه الحالة لا يتم:
تحديث المخزون.
إنشاء قيود محاسبية.
توليد رقم ضريبي ZATKA.
الخيار 2: اعتماد وترحيل الفاتورة
عند الضغط على “اعتماد” أو “ترحيل الفاتورة”:
يتحقق يومي من:
توفر الرصيد في المستودع لكل صنف.
توفر الحسابات الافتراضية المطلوبة في وحدة الحسابات الافتراضية.
صحة بيانات الضريبة والعميل.
إذا كان كل شيء صحيحاً:
يتم خصم الكميات من المخزون في المستودعات المحددة.
يتم إنشاء القيود المحاسبية تلقائياً (مبيعات، ضريبة، تكلفة بضاعة، مخزون، عملاء).
يتم توليد رقم الفاتورة الضريبي المتوافق مع ZATKA لكل فرع بشكل تسلسلي لا يقبل التكرار.
بهذا الشكل تضمن شركات الخليج والسعودية خصوصاً أن كل فاتورة مبيعات:
تظهر في تقارير الإيرادات.
تؤثر في تقارير المخزون.
تدخل ضمن تقارير الفاتورة الإلكترونية والضريبة.
القسم الثامن: طباعة الفاتورة أو إرسالها للعميل
بعد ترحيل الفاتورة يمكنك:
1) طباعة الفاتورة
اختيار قالب الطباعة المناسب (فاتورة ضريبية، فاتورة مبسطة، نسخة للعميل، نسخة داخلية).
إظهار أو إخفاء بعض الحقول حسب إعدادات القالب (الشعار، العنوان، بيانات التسجيل الضريبي، QR ZATKA، إلخ).
2) إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني أو الواتساب (عند التفعيل)
من خلال وحدة الإشعارات يمكنك إرسال:
رابط الفاتورة
نسخة PDF مرفقة
هذه الخطوة مهمة خصوصاً مع العملاء في السعودية والإمارات الذين يفضلون حفظ الفواتير إلكترونياً.
القسم التاسع: أفضل الممارسات لإنشاء فواتير مبيعات صحيحة في السوق الخليجي والمصري
لضمان امتثال أعلى وتقليل الأخطاء، اتبع هذه التوصيات:
لا تسمح للموظفين بتعديل نسب الضريبة إلا لصلاحيات محددة جداً.
استخدم مراكز التكلفة للمشروعات والفروع الكبرى، بحيث يمكنك معرفة ربحية كل مشروع أو فرع.
تأكد من أن بيانات العميل الضريبية (رقم التسجيل، العنوان، المدينة، الدولة) مكتملة قبل الاعتماد النهائي.
راجع تقارير الفواتير اليومية أو الأسبوعية لمطابقة الأرصدة والمخزون.
في السعودية، تأكد من توافق بيانات الفاتورة مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية (نوع الفاتورة، اللغة، الحقول الإلزامية، QR).
يومي ERP صُمِّم ليكون متوافقاً مع هذه المتطلبات من البداية: ترقيم ضريبي مستقل لكل فرع، تصميم rollback-safe للحركات، وربط كامل بين الفاتورة والمخزون والمحاسبة.
الخاتمة (H2): لماذا يعتبر إنشاء فاتورة المبيعات في يومي ERP نقطة قوة وليست عبئاً؟
عندما تتحول عملية إنشاء فاتورة المبيعات من خطوة يدوية معرَّضة للأخطاء إلى سير عمل واضح داخل نظام مثل يومي ERP، تتحقق لك فوائد مباشرة:
تسريع عملية البيع دون التضحية بالدقة.
تقليل الأخطاء المحاسبية والضريبية إلى الحد الأدنى.
إغلاق شهر محاسبي أسهل، لأن كل فاتورة مرتبطة بقيود ومخزون موحدين.
رؤية أوضح للإيرادات حسب الفرع، المستودع، المندوب، أو الصناعة.
وباستخدام نفس إطار المستندات، يمكنك لاحقاً:
إصدار مرتجعات مبيعات مرتبطة بالفواتير الأصلية.
إصدار إشعارات دائنة أو مدينة.
ربط نقطة البيع POS بفواتير المبيعات بنفس منطق الترحيل والضرائب.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
إذا كنت تدير شركة صغيرة أو متوسطة في السعودية أو الخليج أو مصر، وتريد أن تكون فاتورة المبيعات لديك متوافقة ضريبياً ومتصلة بالمخزون والمحاسبة من أول يوم، يمكنك تجربة يومي ERP والاطلاع عملياً على شاشة فاتورة المبيعات:
اطلب تجربة عملية على نظام يومي ERP لفريق المبيعات لديك.
اطلب جلسة توضيحية لكيفية ربط الفواتير بالمخزون والمحاسبة والتقارير الضريبية.
كلما بدأت مبكراً في تنظيم دورة المبيعات على نظام موثوق، كلما كان نمو شركتك أسرع وأقل مخاطرة.