مقدمة: بياناتك هي أصل لا يقل عن المال
نظام مثل Yaomy ERP:
يحتوي على:
بيانات العملاء.
المخزون.
الحسابات.
أي:
تسريب.
تلاعب.
أو حتى خطأ غير مقصود.
قد يسبب:
خسائر مالية.
أو ضرراً لسمعة الشركة.
في هذا المقال نستعرض 7 إعدادات أمان يجب التأكد من تفعيلها في Yaomy ERP.
الإعداد 1: تفعيل سياسات كلمة المرور
تأكد من أن:
كل مستخدم:
يستخدم كلمة مرور قوية.
من خلال إعدادات النظام:
حدّد:
حداً أدنى لطول كلمة المرور.
متطلبات تعقيد (أرقام + حروف).
مدة صلاحية كلمة المرور (تغيير دوري).
الإعداد 2: إنشاء أدوار (Roles) واضحة بدلاً من إعطاء صلاحيات فردية عشوائية
بدلاً من:
منح صلاحيات مختلفة لكل مستخدم بشكل منفصل.
أنشئ:
أدواراً مثل:
كاشيير.
محاسب.
مسؤول مخزون.
مدير فرع.
مدير نظام.
ثم:
اربط كل مستخدم بدوره المناسب.
الفائدة:
سهولة ضبط الصلاحيات ومراجعتها، وتقليل الأخطاء.
الإعداد 3: تقييد صلاحيات الحذف والتعديل على المستندات الحساسة
مثل:
فواتير المبيعات.
فواتير المشتريات.
التسويات المخزنية.
قيود اليومية.
يجب أن:
تُمنح صلاحيات الحذف/التعديل فقط:
لمستوى إداري أعلى وبحذر.
الفائدة:
منع إخفاء حركات أو تعديلها بعد إصدارها بدون أثر رقابي.
الإعداد 4: تفعيل سجل النشاط (Activity Log) ومراجعته
تأكد من تفعيل:
تتبع عمليات الدخول (Logins).
تسجيل الإنشاء والتعديل والحذف على المستندات.
ثم:
استخدم تقارير سجل النشاط:
لمراجعة أي عمليات حساسة.
الفائدة:
إمكانية الرجوع لمعرفة:
“من فعل ماذا، ومتى؟”.
الإعداد 5: فصل صلاحيات الإعدادات عن صلاحيات التشغيل اليومي
اجعل:
إعدادات النظام والتكوين (Configuration):
في يد:
مدير النظام أو المحاسب المسؤول فقط.
و:
تشغيل اليومي (إصدار الفواتير، استقبال المشتريات، الجرد…)
في يد المستخدمين التشغيليين.
الفائدة:
منع:
تعديل حسابات افتراضية.
أو تغيير إعدادات ضريبة أو مخزون بدون علم الإدارة.
الإعداد 6: تفعيل قفل الجلسة بعد فترة خمول
في بيئات العمل المفتوحة:
من المهم:
ألا تبقى شاشة النظام مفتوحة أمام أي شخص.
فعّل:
قفل الجلسة (Session Timeout) بعد فترة خمول مناسبة.
الفائدة:
حماية الحساب من الاستخدام من قبل شخص آخر إذا ترك المستخدم جهازه دون قفل.
الإعداد 7: مراجعة دورية للصلاحيات وسجل المستخدمين
ضع سياسة:
مراجعة صلاحيات المستخدمين كل 3–6 أشهر.
تأكد من:
إلغاء صلاحيات أو حسابات:
الموظفين الذين غادروا الشركة.
أو تغيّرت أدوارهم.
الفائدة:
عدم بقاء “أبواب مفتوحة” في النظام دون داعٍ.
الخاتمة
أمان Yaomy ERP:
ليس مجرد:
مواصفة تقنية.
بل:
مجموعة ممارسات وإعدادات بسيطة إذا تم تفعيلها:
تحمي بيانات شركتك.
وتقلل أخطار الأخطاء والتلاعب.
دعوة للإجراء (CTA) لمرحلة MOFU
اجتمع مع:
مدير النظام والمحاسب ومسؤول المخزون.
واستخدم هذه القائمة (7 إعدادات) كمرجع:
لضبط الأمان في Yaomy ERP خلال هذا الأسبوع.
ثم:
جدول مراجعة دورية كل ربع سنة للتأكد من بقاء الإعدادات فعّالة ومحدَّثة.