في هذا المقال سنتحدث عن مسودة الفاتورة والفاتورة المؤكدة.
مقدمة
في يومي ERP الفاتورة قد تكون في وضع “مسودة” أو “مؤكدة/مرحّلة”. الفرق يحدد ما إذا كانت قد دخلت المحاسبة والمخزون أم لا.
مسودة الفاتورة (Draft)
فاتورة قيد الإعداد؛ يمكن تعديلها أو حذفها دون تأثير على المحاسبة أو المخزون. لا تُرحّل عادةً ولا تُعدّ للتحصيل الرسمي أو الضريبة حتى يتم تأكيدها.
الفاتورة المؤكدة (Confirmed / Posted)
فاتورة تم تأكيدها أو ترحيلها؛ تُرحّل إلى المحاسبة (قيد تلقائي) وتحدّث الذمم والمخزون. تُستخدم للتحصيل والطباعة والفاتورة الإلكترونية. التعديل أو الإلغاء بعد الترحيل يتطلب إجراءاً (إشعار دائن/مدين أو عكس) وليس تعديلاً مباشراً.
الفرق في الممارسة
المسودة: للتعديل والمراجعة. المؤكدة: للتنفيذ والامتثال. لا تعتمد تقارير مالية أو ضريبية على المسودات؛ اعتمد فقط الفواتير المؤكدة/المرحّلة.
خاتمة وCTA
الفرق بين مسودة الفاتورة والفاتورة المؤكدة في يومي ERP: المسودة قابلة للتعديل ولا ترحيل؛ المؤكدة مرحّلة وتؤثر على المحاسبة والذمم. أكد الفاتورة عند الجاهزية فقط.
للمزيد: الترحيل التلقائي، إلغاء فاتورة مرحّلة، فواتير المبيعات.