في هذا المقال سنتحدث عن الفرق بين مسودة الفاتورة والفاتورة المؤكدة في.
مقدمة: لماذا التمييز بين المسودة والمؤكدة؟
الفاتورة تمر بمراحل: إنشاء (مسودة)، مراجعة، ثم تأكيد وترحيل. الفرق بين مسودة الفاتورة والفاتورة المؤكدة في يومي ERP يوضح أن المسودة قابلة للتعديل ولا تؤثر على المخزون أو المحاسبة، بينما الفاتورة المؤكدة (المرحّلة) تُسجّل الحركات وتُحدّث الرصيد والذمة ولا يُفترض تعديلها مباشرة بل عبر إشعار دائن/مدين أو إلغاء حسب السياسة. هذه الصفحة تشرح الفرق والاستخدام العملي في السعودية والخليج ومصر.
أولاً: مسودة الفاتورة (Draft)
مسودة الفاتورة حالة أولية: البيانات مُدخلة (عميل، بنود، أسعار) لكن المستند لم يُرقّق أو يُرحّل. يمكن تعديل المسودة، حذفها، أو تحويلها لاحقاً إلى فاتورة مؤكدة. المسودة لا تخصم من المخزون ولا تُنشئ قيوداً محاسبية ولا تُحدّث ذمة العميل. مناسبة للمراجعة الداخلية أو انتظار الموافقة قبل الإصدار الرسمي. في القوائم، قد تظهر الفواتير «مسودة» منفصلة عن «مرحّلة» أو «مؤكدة».
ثانياً: الفاتورة المؤكدة (Confirmed / Posted)
الفاتورة المؤكدة (أو المرحّلة) نُفّذ عليها «ترحيل» (Post): خصم من المخزون، إنشاء قيود محاسبية (إيراد، ذمة، ضريبة)، تحديث ذمة العميل. لا يُفترض تعديلها مباشرة؛ أي تصحيح عبر إشعار دائن أو مدين أو إلغاء فاتورة حسب ما يسمح به النظام والسياسة. الفاتورة المؤكدة هي الأساس للتحصيل والضرائب والتقارير. الترقيم الضريبي (ZATKA) يُطبّق عادةً عند الترحيل.
ثالثاً: التحويل من مسودة إلى مؤكدة
من شاشة الفاتورة في حالة مسودة، اختر «ترحيل» أو «Confirm» أو «اعتماد». قد يُطلب التحقق من الرصيد أو حد الائتمان. بعد الترحيل، تتغير الحالة إلى «مرحّلة» أو «مؤكدة» ولا تعود قابلة للتعديل الحر. إن أردت «إلغاء» فاتورة مؤكدة، استخدم مسار الإلغاء المعرّف في النظام (إشعار دائن، أو إلغاء مع عكس الحركات)؛ راجع «إجراءات إلغاء فاتورة مبيعات مرحّلة في يومي ERP» و«إلغاء فاتورة مبيعات في يومي ERP».
رابعاً: التطبيق على فواتير المشتريات ونقطة البيع
نفس المنطق لفاتورة المشتريات: مسودة حتى الترحيل، ثم مؤكدة مع تحديث المخزون وذمة المورد. في نقطة البيع، الفاتورة قد تُرحّل فوراً (بدون مسودة) أو تُحفظ كمسودة ثم تُرحّل عند الإغلاق حسب الإعداد. الفرق بين مسودة الفاتورة والفاتورة المؤكدة في يومي ERP واحد في كل أنواع المستندات من حيث التأثير على الحركات والأرصدة.
خامساً: أفضل الممارسات
1) راجع المسودات قبل الترحيل لتفادي أخطاء في الكميات أو الأسعار.
2) لا ترحّل فاتورة قبل التأكد من الرصيد وحد الائتمان إن لزم.
3) للتصحيح بعد الترحيل استخدم الإشعارات أو الإلغاء الرسمي وليس التعديل المباشر إن كان ممنوعاً.
4) استخدم التقارير التي تفصل «مسودة» عن «مرحّلة» لعدم خلط الأرقام.
بهذا الشكل يتضح الفرق بين مسودة الفاتورة والفاتورة المؤكدة في يومي ERP في الخليج ومصر.
خاتمة ودعوة للعمل
يومي ERP يفرق بين المسودة والمؤكدة. استخدم المسودة للمراجعة ثم الرّحيل للإصدار الرسمي.
جرّب يومي ERP مجاناً أو تواصل مع فريق المبيعات لمعرفة تفاصيل الحالات في نسختك.
اقتراحات ربط داخلي
مقال إجراءات إلغاء فاتورة مبيعات مرحّلة في يومي ERP.
مقال إلغاء فاتورة مبيعات في يومي ERP.
مقال إصدار إشعار مدين وإشعار دائن في يومي ERP.
صفحة وحدة المبيعات والفواتير في يومي ERP.
مقال إنشاء عرض سعر وتحويله لفاتورة في يومي ERP.
